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《怎样提高工作效率》 译自 http://www.aaronsw.com/weblog/productivity by Aaron Swartz

“你用来看电视的时间都可以写本小说了”,有人常对我这样说。这样说很有道理–写本小说毫无疑问比看电视有价值–但是这个结论是有前提的,那就是花在不同事情上的时间是完全等价的可以“互换”的,所以可以简单的把看电视的时间拿来写小说,而实际上这个前提是不成立的。
人在不同的时间里有着不同的工作效率。如果我上了地铁却忘了带笔记本,我不大可能用乘地铁的时间写一篇文章出来。如果外界干扰比较多,你也不大可能集中注意力。情绪也会影响你的效率:当你开心并且有动力的时候,你的效率会比较高。而当你不开心的时候往往只能看看电视打发时间。
如果你想提高自己的工作效率,你不得不直面这个事实并利用它。首先,你要充分利用不同的时间。其次,你要尽量使你的时间有价值。
对于充分利用不同的时间我有以下几个诀窍。

  • 选择正确的事情做

人生苦短,为什么要浪费时间在毫无价值的sb事情上呢?你可以从解决一些顺手的问题开始,但是你应该时常用这一标准来审视自己正在做的事情。 是否有更加重要的事情你可以做?你为什么不做另一件事情?这些问题很难回答清楚(如果你坚持这样反省,最终你会问自己为什么没有去解决这个世界上最重要的问题),但是每前进一小步都会提高你的效率。

  • 并行的做多件事情

一个常见的误解是如果你专心做一件事情,你的效率会最高。其实这是不对的。就拿我先在的情况来看,我同时在做许多事情:纠正错误姿势,健身,打扫,跟朋友在线聊天和写这篇文章。而在这一整天里,我做了更多的事情:写这篇文章,读书,吃饭,回了若干邮件,跟朋友聊天,给硬盘备份和整理书架。过去的一周里,我参与了好几个软件项目,读了好几本书,学了几门不同的编程语言,等等。
多件事情并行可以使你更好的利用不同效率的时间段。除此之外,当你在一件事情上遇到困难而止步不前或者感到厌倦时,你可以切换到其他事情上,这样可能会帮助你找到摆脱困境的方法。
多件事情并行也可以提高你的创造力。创造力正是来自将另一个领域的理论和方法应用于你要解决的问题。如果你有多个不同领域的问题要解决,那么你会有更多的想法应用到这些不同的领域。

  • 把你要做的事情列一个清单

找一堆事情做并不难,大多数人都能找到许多他们想做的事情。但是如果你时刻记挂着这些要做的事情,你的大脑很快就会被淹没。试图去记住所有要做的事情会造成心里压力,从而使你焦躁不安。解决方法很简单:把要做的事情写下来。
一旦你有了一张清单,你可以按照类型来组织你要做的各种事情。比如,我的清单包括编程,写作,思考,外出,读书,倾听和观看等类型。
一般较大的事情有若干小任务组成。比如,我写这篇文章除是切切实实的写之外还涉及到阅读资料,思考文章的组织,精简句子,发邮件想别人请教一些问题,等等。每个小任务可以属于不同的类型,这样你可以在不同的适合时间里来完成不同的小任务。

  • 让你的清单融入你的生活

有了清单以后,你还需要记得时常看一看。最好的办法就是让它变成一件自然而然的事情。比如,我总是在我的书桌上保持一摞书,最顶上是我正在读的书。每当我想读书的时候,我只需要拿起最顶上那一本开始读。
对于电影和电视,我差不多也这样做。任何时候我听说一部好电影我就把电影文件烤到我的电脑的一个特定的文件夹下。等我想看电影的时候,我只需要打开那个文件夹。
我还考虑过更加“侵入”式的方法。比如,当我检查别人的博客更新的时候,自动弹出一个网页提醒我需要阅读的文章清单。或者当我开始在电脑上无所事事的时候,一个窗口跳出来提醒我做一些事情。

对于使时间更有价值我有以下一些诀窍
除了充分利用时间,更重要的是使时间花得对你更有价值。大部分人都花大量的时间在上学或者工作上,如果你正在这两件事情上花时间,你应该立刻放弃。但是除此之外你能做些什么呢?

减轻物理上的约束

  • 随身带笔记本和笔

我认识的有趣的人都会在口袋里放一个笔记本。纸和笔在任何情况下都是有用的,比如你想写下什么,做个笔记,记下一个想法,等等。我曾经在地铁上写完了多篇文章。 (现在我已经用智能手机替代了笔记本,它不能像纸一样给别人一些信息,但是它让我总是有阅读的东西,并且我可以把我的笔记存入我的邮箱的收件箱,从而迫使我在稍后的某个时候处理这些笔记)。

  • 想办法避免被外界打扰

如果你需要集中注意力解决一些问题,你不得不想办法避免被打扰。一个简单的办法是,去一个可能会打扰你的人找不到的地方。另一个办法是跟你身边的人达成协议:“办公室门关上的时候请不要打扰我”或者“用IM联系我,当我戴上耳机的时候”(这样你就可以忽略im直到你闲下来)。
但是你不能做得太过火,有时候你其实是在浪费时间,还不如被别人打扰。与其坐在办公室看报纸,不如帮别人解决问题。所以建立一个具体的协议是好主意:你可以被打扰,当你别没有真正的集中注意力。
减轻心理压力

  • 吃好,睡好,坚持锻炼

当你感到饿或者累的时候,你不可能高效的利用时间。解决的方法和很简单,吃好,睡好并且坚持锻炼。我有时候并不能做到这几点。我不喜欢出去觅食,所以往往工作到又累又饿以至于不能去拿食物。
人们常对自己说,“虽然我很累但是我不能打个盹,因为我还有活要干。”实际上,如果你小憩一下,在余下的时间里你的效率会大大提高,况且你总归是要睡一觉的。
我并不是一个坚持锻炼的人,所以在这方面并不能给出好的建议,但是我通常会在我工作的地方尝试做一些运动。当我躺下来看书的时候,我会做做仰卧起坐。当我需要步行去哪里时,我会跑着去。

  • 跟乐观有热情的人聊天

减轻心理压力非常难。结交乐观有热情的朋友有助于减轻心理压力。比如,每次我跟Paul Graham或者Dan Connolly聊天后,我总是觉得更有动力工作。他们这样有热情的人总是在向外“辐射“着能量,感染身边的人。人们想当然的认为离群索居深居简出更加利于工作,其实这样做容易使你情绪低落从而降低你的效率。

  • 跟他人分担压力

即使你的朋友并不是那么令人鼓舞,跟别人一起解决一个困难的问题可以帮助你提高效率。首先,这样可以分担心理压力。其次,跟别人一起工作使你能够更容易集中注意力。

  • 拖延症和心理排斥力场

以上这些方面其实只是在逃避问题。影响人们效率的真正问题其实是拖延症。不得不承认,每个有都有或轻或重的拖延症。但是这并不是你不想办法克服它的借口。

什么是拖延症呢?在旁人看来,你似乎是不干正事只是玩(比如打游戏,看新闻)。这使得你给别人留下懒惰的印象。其实我们需要知道的是:你到低在想些什么?
我曾花了许多时间来研究这个问题。我的发现是你的大脑建立了一个心理排斥力场。就像你把两块磁铁同极直接靠拢,他们会相互排斥。如果你从侧面靠拢他们,你就能感觉到磁场的边界。当你想把他们靠拢的时候,磁场会推开你。
心理排斥力场跟磁场非常类似,虽然看不见也摸不着,你也能同样的感觉到它的边界。你越是急切的要靠近它,它越是强烈的将你推开,结果是你不得不往相反的方向移动。
就像你不能光靠强力把极性相同的磁铁靠拢,你也不能光靠意志力来克服心理排斥力。你需要迂回作战,就像你需要把磁铁反转一样。
那么是什么造成了心理排斥力场呢?主要有两个因素:任务是否困难和任务是否是被分配的。
克服因为问题困难造成的心理排斥

  • 分解问题

一类困难问题是因为问题太大。比如你要些一个菜谱管理程序。没人能够坐下来写一个菜谱管理程序。这是一个目标而不是任务。任务是具体的步骤,你能够通过完成这些步骤来达到目标。比如对于菜谱管理程序这个目标,你可以设定第一个任务“画一个显示菜谱的UI”。
一旦你完成一个这样的任务,下一步需要做什么就比较明显了。你需要决定一张菜谱包含些什么内容,需要哪些检索特性,菜谱在数据库中怎么存储,等等。一旦你启动了,你就会势如破竹般完成一个又一个的任务。等你的大脑开始真正关注你的问题时,这些问题就变得容易解决了。

  • 简化问题

另一种困难问题是异常复杂复杂以至于令人生畏的。比如写一本书会让你觉得简直无从下手,那么你可以从写一篇文章开始。如果一篇文章还是太难,那么就从写一段摘要开始。总之,从你能立即开始动手做的事情开始。
一旦你做了一些工作,你就可以更好更准确的认识你要解决的问题。另外,在已有基础上进行改进比从一无所有开始工作。如果你的段落写得顺利,那么你就可以扩展到一篇文章甚至一本书,这正是积少成多,滴水穿石的道理。

  • 持续的思考问题

问题的解决通常来自灵机一动。如果你对问题所在的领域不了解,那么你应该从调研这个领域开始。看看其他人怎么在这个领域怎么做,感受一下这个领域的风格。最后尝试解决这个领域的一些小问题作为练习,看你是否掌握了一些方法。
被指派的问题
被指派的问题是指那些别人命令你解决的问题。很多心理学实验发现当人们被物质激励去做一些事情的时候,人么反而不那么有动力去做或者反而把事情做得更糟。外部激励,比如奖励和惩罚,会消除人们的内在动力即人们对问题的自然而然的兴趣。人么不喜欢被告知做这做那。
有趣的是,这一现象不只对“别人”起作用,它也发生在当你告诉自己做这做那的时候。如果你对自己说,“我必须开始做X,它是目前对我最重要的事情。”,那么X立即会变成是世界上最难的事情。但是如果Y成为你目前最重要是事情,X会立即变得容易。

  • 伪造一个别指派的问题

这一现象提供了一个非常简单的方法:如果你想做X,告诉你自己去做Y。不过要故意自己欺骗自己可不是那么容易的,因为你知道你到低需要做什么,所以你要做得狡猾一些。
一个方法是让别人指派事情给你。一个著名的实例是,大学毕业生要完成一篇论文才能毕业。为了避免写论文这件难事,结果毕业生做了很多其他难事。
伪造的问题必须看上去比较重要而且规模比较大,但实际上没没有重要到不能推迟或者放弃。

  • 一定不要给自己指派问题

我们常对自己说,“我需要把其他任何事情放下来完成这篇论文。” 更糟糕的做法是通过物质激励,比如,“写完这篇论文我就可以去吃些糖果了。” 最糟糕的是请别人督促你做事情。
上面几个方法是大家常做的,我也都实践过,它们实际上是在降低你的效率,因为你本质上是在给自己指派问题,你的大脑会想尽办法摆脱你的指派。

  • 想办法让问题变得有趣

努力工作比并不总是令人愉快的。实际上它可能是我最喜欢的事情。一方面,全副身心的投入使我感到充实,另一方面,解决问题后你会非常有成就感。

让你全副身心的投入某项工作的诀窍就是,不要告诉自己是不得不去做,而是说服自己这项工作很有趣。如果它实际上并不有趣,那么你就要想办法使它变得有趣。
我第一次用这个方法是在大学写论文的时候,写论文无疑是一件困难的事情,却是我不得不做的事情。谁会主动去写一篇论文来讲述两本毫无关系的书之间的联系呢?于是,我试着在论文中嵌入自己的小笑话。比如,我用不同的风格来写不同的段落,并且模仿名人的演讲风格。
另一个使工作变得有趣的方法是解决更一般问题。比如,你需要些一个web应用的时候,尝试去实现一个web应用框架,并把你要做的应用作为一个实例应用。这样做不但使问题变得有趣,而且产出可能会更有用。
总结
关于怎么提高工作效率人们有很多误解:不同时间是可互换的,强制自己集中注意力是有用的,物质激励自己是有用的,困难的工作是不可能有趣的,拖延症是不正常的。这些误解背后都有一个共同的观点:做真正有用的工作这件事是违反人的天性的。
对大多数人大多数工作而言,这个观点可能是正确的。你可以选择去写无聊的论文或者写毫无价值的备忘录。如果你不得不做这些事,那么你需要学会或多或少的让你的大脑停止工作从而不反感做这些事。
如果你要做一些有价值创造性的工作,让你的大脑停止工作可不行。提高效率的诀窍恰恰相反:顺从你的天性。饿了就吃饭,困了就睡觉,休个假如果你感到厌烦了,找有趣的项目做。
这些看上去都非常简单,并不设计到复杂的名词,强大的自我意志力或者来自成功人士的忠告。看上去更像是常识。但是社会的误解正在把我们推向相反的方向,所以如果你想提高效率,你只需要转身向相反的方向前进。

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